文秘的基礎常識

行政文秘（或稱行政文員、行政助理）幾乎存在于每一家企業機構，大到機關、企事業單位，小到可能隻有十餘人的私企，它是一個企事業單位不可或缺的組成部分。很多應屆畢業生剛開始從事的都是這類工作。行政文秘是一個看似簡單，實則很考驗人的工作，因為它的工作非常多元化，要求應聘者是個多面手，簡單的說，做這個工作要求人會 “三辦”（辦文、辦會、辦事） ，具體而言包括以下幾點：

·                   公文處理

·                   接待來訪

·                   檔案管理

·                   組織會議

·                   上傳下達

有人說行政文秘是“打雜的”，可以這麼理解，因為他們要做的工作非常瑣碎。外面來個人，要去接待；公司招聘，要組織；人員請假，要統計；公司開會，得準備場地；月底了，還要負責發工資…… 除了這些雜事之外，你可能還要打印複印、采買辦公用品、甚至打掃衛生，當然，比較重要的一點是行政文秘要有一定的寫作能力，因為公文、領導的演講稿等等都是行政文秘的分内之事。

能寫、能跑，能說、能做 ，也許是對行政文秘的最好概括。

在閱讀簡曆時，應聘行政文秘類工作招聘者主要關注以下幾種能力：

·                   基本能力： 事務處理能力，溝通協調能力、整理分析能力，團隊合作能力等

·                   專業能力： 掌握公務文書相關知識（寫作、傳達、歸檔等），熟練使用office辦公軟件

·                   專業學曆方面： 大多要求大專以上，部分需中文、文秘、行政、管理等相關專業

·                   性格方面： 細緻認真、有親和力、踏實穩重

·                   其他方面： 英語流利，形象氣質佳等

具體到簡曆，需要展示的内容主要包括以下幾個方面

·                   行政文秘實習經曆

·                   其他實習經曆

·                   校園活動和社會實踐

·                   學習背景和培訓經曆

·                   其他信息（語言技能、計算機技能、簡曆照、愛好特長等）

實習中這些經曆特别看重：

·                   處理日常事務

·                   語言/翻譯

·                   數據處理

·                   寫report

具體到每一點，我們以标準簡曆模闆為例分析。

如上，處理日常事務，體現在各個方面，行政文秘實習，無非是在做各種雜事，切忌一筆帶過，而是要多用動詞和名詞，把雜事的具體内容一點一點寫出來。

想讓招聘者了解你熟練掌握Office辦公軟件？相比在簡曆末尾這樣寫：

像小堂這樣寫招聘者可以更清晰地了解你的辦公軟件水平

同樣，想要證明你的語言/翻譯能力，簡曆中的具體事項可能更有說服力哦：

行政文秘，是個對專業限制并不十分嚴格的工作，因此，不是所有想做行政文秘的人都會有行政文秘的相關實習經曆，非相關專業的應屆畢業生，怎樣才能讓自己的簡曆毫不示弱于相關專業學生呢？不同專業類型的學生應該怎樣寫自己的實習經曆呢？

喬布小編在這裡主要分兩個方向來分析，寫好其他實習經曆，一樣可以為你的簡曆加分。

 理工科學生的專業實習

作為一名理工生，本科期間跟行政文秘工作相關的經曆可能不是很多，除了利用校園活動外，想要應聘專業相關公司的行政文秘，可以強調自己在專業實習中的突出表現，體現行業的專業背景，順便挖掘軟實力。 理工生應聘文秘時，一般考慮的都是相關專業企業的文秘工作，此時，可以适當展示自己對于該專業領域知識的了解，具體可用一些技術實習、項目經曆、參賽，甚至課程、成績等。 從小堂的經曆可以看出，他的實習都是針對本專業的，這樣在他應聘相關專業的行政文秘的時候可以顯示他的專業背景。 畫紅線的部分都是一些事物具體操作的事例，不要小看實習中瑣碎的雜事，這些都可以向招聘者展示你的日常事務處理能力。

之前我們說過，行政文秘工作是個對能力有諸多要求但卻比較辛苦的工作，對于實習經曆不是十分豐富的應屆畢業生來說，校園活動這一塊十分重要，因為各類校園活動中的那些“雜事”正和行政文秘工作相似。

在衆多校園活動和社會實踐經曆中經曆中，想要應聘行政文秘工作的應屆畢業生該展示哪些呢？總結如下：

首先是活動類型，大緻分為以下五種：

1.                班團幹部： 這是能夠體現領導能力、溝通能力的經曆。

2.                學生助理： 工作都是一些行政事務類工作，加分點。

3.                社團活動： 所有的社團活動都不是毫無意義的，起碼展現了你的交往能力。

4.                大型活動： （辯論、演講、主持等）這些活動可以突出性格、口才等。

5.                社會實踐活動（志願者等等）： 社會實踐活動也是證明自己處事能力的一種手段。

各種能力可以通過不同經曆展示：

·                   事務處理能力： 助管、助教、學生助理、班團幹部、社團組織者

·                   公文寫作能力： 校園媒體執筆、參加征文比賽、社團會議記錄者

·                   溝通交往能力： 班團幹部、社團活動成員、志願者活動、家教

·                   語言表達能力： 主持人、演講比賽、辯論隊

·                   組織領導能力： 班團幹部、社團上層、活動組織者

·                   人事工作能力： 社團招新工作、社團人員管理

沒有相關工作經驗？對于應屆畢業生來講，大量工作經驗畢竟不太現實，但是，作為學生，通過各類學習培訓提高自己，讓招聘者了解到你具有相關知識的培訓，一定會給你的簡曆加分。在行政文秘簡曆中，可以寫出的培訓主要包括以下幾種：

·                   公務文書培訓（寫作能力）

·                   秘書培訓（各項專業能力）

·                   行政工作培訓（專業能力）

·                   人力資源培訓（管理能力）

·                   會計培訓（财務能力）

·                   商務禮儀培訓

·                   計算機技術培訓

1、院校專業

根據招聘信息分析，行政文秘一般要求大專以上學曆，專業限制不多，以中文、文秘、行政、管理等專業畢業生為佳，若應聘者為上述專業，應将學曆背景放在簡曆前面。 如果不是以上專業，應根據招聘信息分類考慮情況，比如一個化工專業的人去應聘化工公司，此時可以把學曆背景放在前面；如果應聘的公司和自己的專業并不相關，則應考慮将專業背景放在比較靠後的位置。

2、其他内容（主修課程、獎學金等）

對于各種經曆都不是特别豐富的應屆畢業生，如果成績優秀，除了學曆專業，還有一些其他的教育信息可以寫入簡曆中，如，學習過與文秘工作相關課程的，比如公務文書寫作、商務禮儀課程等等。 另外，特高績點、各類獎學金、優秀畢業生等也是有一定加分作用的東西。

八、招聘方還需要看到的其他信息

1、語言能力

一般來說，行政文秘要求講話流利明白，因此，普通話應該清晰标準。 另外，由于要跟人打交道，方言區工作的人，最好掌握當地方言，這部分可在簡曆語言相關部分寫出。比如：粵語日常交流無障礙。如果有一定的外語水平，可适當書寫。 翻譯工作、外語證書、掌握方言等都可以展示應聘者的語言能力。

2、計算機及辦公設備使用能力

對于一名行政文秘人員， Office辦公軟件是其必須掌握的軟件，且應達到精通的程度，因為寫公文要用到word，整理檔案要用到excel、會議展示要用到PPT。除此之外，photoshop、會聲會影等圖像視頻處理軟件也可以寫出來。

另外，對于辦公設備（打印機、複印機、傳真、掃描儀）都要熟練使用，具體可以寫到實習經曆中。

3、形象（簡曆照）

由于文秘大多要與人打交道，對外接待、出席會議等工作時更是直接代表公司的形象，因此對外貌有一定要求。文秘招聘信息中，一般有關于形象的要求，但這種要求并不是所謂國色天香、玉樹臨風，而是端莊、整潔、大方。因此，一張簡曆照也成為行政文秘簡曆中不可或缺的部分。

4、特長愛好

古話說“人無癖，不可與交”，經常要與人打交道的行政文秘，有一些特長愛好，除了可以增加和人交流的機會外，還能在一些關鍵的活動上派上用場。攝影這種百搭的寫上去很好，登山、遊泳等運動類的很不錯，唱歌、跳舞等才藝類，也會給你的簡曆加分的。另外，如果你會駕駛的話，一定要寫在簡曆上，因為行政文秘工作有時需要駕駛。